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浅谈教育督导报告的撰写

浅谈教育督导报告的撰写

 

闵行区责任督学 周代骏

   什么是教育督导报告?简单地说,就是教育督导部门对学校或政府相关职能部门的教育工作进行督导评估后所写的报告。它是督导人员根据一定的标准、指标体系和实施途径,对所获取的信息进行分析判断后得出结果的文字表述。

   督导报告作为督导结果的主要呈现形式,在督导工作中具有十分重要的地位和作用。国家和上海市《教育督导条例》中都有专门条款对督导报告的形成、运用、发布时限和范围的明确规定。督导报告是对被督导单位作出的具有行政指导性和权威性的文书,具有法律效力,也是教育行政处罚与问责、奖惩的主要依据。

   从当前的教育督导实践看,各级教育督导部门都十分重视督导报告的撰写与运用,但由于种种原因,还比较普遍地存在报告质量不尽如人意的现象。《条例》明确规定了督导报告“除送达被督导单位外,还应当通过政府网站等方式向社会公示”,这一规定对督导报告质量提出了很高的要求。在这样的背景下,如何提高督导报告的撰写质量,应该作为教育督导部门进一步贯彻《条例》,提高督导工作整体效能的必然选择。笔者结合多年来的工作实践,对报告的撰写提出如下一些思考,抛砖引玉,以求教于方家。

   一、督导报告的框架结构

   一般来说,督导报告[1]应当涵盖以下几个部分:一是“概述”。主要是把该次督导评估的基本情况作一个简要的介绍,包括时间、地点、对象、内容、督导人员的组成,以及督导依据、过程和相应的工作量等,“概述”的标题不一定呈现,直接作为报告的首段即可。二是“总体评价”。总体评价是基于督导内容对被督导单位“做得怎么样”作出的概括性描述,用精练的语言、准确的判断、鲜明的观点,综合归纳督导发现的全部情况,为后面的具体描述奠定基础。总体评价要特别注重适切性,凸显整体性和个性,还要避免与后面内容的过多重复,文字量不宜过大,一般应控制在300字左右。报告中是否撰写这一板块,可以根据实际情况确定。三是报告的主体部分。一般是“成绩与经验”“问题与不足”“意见与建议”这三个板块,根据督导对象或内容的不同,可以有所调整。如对办学特色明显的示范性学校的督导,为总结学校办学特色以便于其他学校学习借鉴,“成绩与经验”可以改为“经验与特色”。另外,根据督导类型和目的的不同,三个板块的文字量可以有所差异,但在学校发展性督导评估中,为更好地引导学校以“问题导向”改进工作,达到通过督导促进学校更好发展的目的,可以考虑三个板块“三分天下”的格局,要改变以往一些督导报告中存在的“成绩与经验长篇大论,问题与不足做个点缀”的状况,当然这对督导组和撰写报告来说都是一个比较高的要求。四是报告的附件。附件是督导报告的必要补充,包括督导过程中产生的问卷汇总分析、观课汇总分析等材料,既便于学校结合实际用好督导报告,也是督导为学校发展提供服务的重要内容。

    二、督导报告的撰写要点

   (一)要把握“四个性”。《上海市教育督导条例》第二十一条规定:督导意见书[2]应当说明事实、理由和法律法规依据,就督导事项对被督导单位作出客观公正的评价;对存在的问题,应当提出限期整改要求和建议。基于这条规定,以及学校发展性督导的目的,督导报告整体上要关注“四个性”。

   一是方向性。要体现“依法督导”,因此报告内容一定要符合相关教育法律、法规和国家教育方针、政策的要求。在肯定成绩、指出问题、提出建议的时候,都要紧紧围绕实施素质教育这个主题。二是真实性。报告的质量基于其客观公正性,主要是报告依据的事实是真实的,数据是可信的,报告人的态度是实事求是的。要言之有物、言之有理、言之有据。三是针对性。报告要对学校发展的态势制作出判断,更要针对存在问题为学校今后的发展提出有质量的建议。因此,要抓住关键、突出重点,凸显被督学校的鲜活个性。四是可读性。督导报告的撰写也要注意改进文风,篇幅不宜过长,如综合督导报告一般以4000字左右为宜;报告阐述的观点要鲜明,语言流畅、生动平实,有较强的说服力和感染力,必要时可利用图表加以说明。

   (二)要重视“四个环节”。督导报告的撰写是一项“系统工程”,在完成全部督导程序、报告督学拿到督导组各小组的“分报告”之后着手撰写总报告,需要处理好以下四个环节。

    一是整理督导信息的环节。报告督学要掌握尽可能完整的督导信息,因此在参与督导全过程中,要尽可能多地参加相关督导活动,尤其是督导组内部汇总信息的会议,这样才能全面了解督导全貌,为后面的信息比对、分析与判断打好基础。在查阅各小组分报告时,要重点比对督导分报告罗列的相关观点、事实与学校自评报告的吻合度,以及分报告之间的吻合度。如“教师队伍建设”涉及到学校管理、课程教学、教育科研、信息技术等发展领域,小组之间可能会有一些不一致的观点或结论,这时候就要查明原因,去伪存真,作出符合实际的判断。对分报告没有涉及到、但又是督导应关注的重要内容,还要通过适当途径获取补充信息。随着教育督导信息化和责任督学挂牌督导工作的推进,以及社会公众的参与,信息采集途径呈现“多元化”“常态化”的特征,因此,报告督学还要注意从督导管理平台、责任督学经常性督导以及社会公众等方面采集和验证相关信息。

    二是形成报告初稿的环节。督导报告“数易其稿”是很正常的事情,但形成初稿这一环节还是十分重要的,不能把报告质量都寄希望于后面的讨论与修改上。首先,要设计好报告的框架结构,大致确定有哪些“成绩与经验”和“问题与不足”。先从分报告等其他信息中梳理出重点,厘清两者的内容和份量,尤其要注意两者之间的依存度和相容性,避免出现同一发展领域(层面)中评价观点或依据之间发生矛盾。其二,拟定“成绩与经验”和“问题与不足”中的下层标题,这是很重要的。要尽量保持同级标题语句结构的整齐,以及同级标题之间的相对独立性。如果层级标题准确、精炼,那么报告的条理会更加清晰,可读性会更强。其三,针对“问题与不足”,提出的建议要有很强的操作性和可行性,体现督导的专业水平,对重大问题还要提出限期整改要求。其四,要注重定量与定性相结合。充分利用督导问卷和相关统计数据、典型事例,多方位、多角度对“成绩与经验”“问题与不足”进行比照、印证,注重评价结论和证据材料的统一,提高督导报告的科学性。

    三是征询各方意见的环节。报告初稿形成后,广泛听取意见也是一个重要环节。征询意见的对象,可以是被督导学校、督导组的相关督学以及被督导学校的责任督学等,征询意见必须是“实质性”的,包括评价结论、证据事实,甚至是评价用语的适切性等。如果学校对督导评估结论有不同意见,督导人员要本着实事求是的原则,对事实进行核实,如有差错应该认真修正;如确认事实无误,则要做好工作,引导学校正确评价自己。

    四是文字润饰修改的环节。督导报告一般作为政府教育督导机构或教育部门的文件下发,还要通过政府网站等形式向社会公布。因此,最后成文的督导报告的文字要求是比较高的,需要报告督学反复推敲,甚至是“咬文字”。    

    三、督导报告要避免的几个问题

    一是照搬被督导学校的自评报告。根据《教育督导条例》规定,督导机构可以要求被督导学校组织自评,报送自评报告。因此,督导的重要任务就是在验证学校自评报告真实性的基础上,帮助学校总结和提炼经验、发现存在问题和提出改进建议。督导实践中,由于多种原因,如实地督导时间过少、督学对督导指标理解不透或对实际情况不了解,以及缺少有效的信息采集办法等,造成分报告质量差,利用价值不高。在这种情况下,有的督导报告就照搬学校自评报告的相关内容,甚至还没来得及把自评总结语言转换成督导评估语言,这是督导报告的大忌。

    二是泛泛而谈,针对性不强。由于采集到的有效信息量太少,或者对督导信息的分析、处理不充分,导致督导报告只是停留在宏观层面上,评价所用的“套话”较多,缺少基本事实的支撑。针对存在问题提出的改进建议也局限于一些具体的工作,没能从产生这些问题的理念、制度、机制层面提出建议。

    三是面面俱到,突出重点不够。有些报告看似内容很多,基本上也能反映督导指标的检测情况,但整体上显得比较“散”,罗列现象有余、归纳提炼不够,对分报告内容“放在哪里、放哪些、怎么放”缺少整体思考,犹如一个“拼盘”,虽有“广度”,但缺乏应有的“厚度”和“深度”。内容上也缺少对学校依法办学、学生全面发展、家校(社校)合作与资源共享等重点内容的评价表述。

    四是报告的文字质量不高。比较突出的有:相关事实或概念的表述欠准确,有些还与现行法规、政策有冲突;标题不能准确概括文段内容,同一标题的前后半句缺乏逻辑关系;针对目标达成情况或工作成效方面的评价术语(程度用词)用得比较随意,过多地使用“到位”“成效显著”等高等级评价;语言不够流畅,缺乏生动性,词语、标点符号用得比较随意,各段落文字量差异过大,内容详略不当。等等。      

                                                 

【注1】本文所指的“督导报告”针对综合督导而言。

【注2】根据《上海市教育督导条例》规定,督导部门对某一对被督导单位开展督导活动后,应当形成“督导意见书”,一个阶段的专项督导或综合督导工作结束后,应当形成“督导报告”,两者是有所区别的。但为了叙述方便起见,本文仍然沿用以往的“督导报告”名称,而且被督导单位界定在“学校”。